前言與背景

最近陪一間企業盤點文件時，我們發現光是「新增／修訂／廢止」的表單，就有五種版本，母公司一套、品保一套、資安一套、AI一套、服務專案又是一套，同一件事，員工要填五種不同的單，跑五條簽核流程。

我們完全理解這是怎麼發生的，不是誰不用心，而是每次導入新標準時，大家都很認真地照著要求做，一個標準來一套系統，日積月累，就變成現在這樣，這不是誰的疏失，反而是很多企業真實會走到的階段。

 

即戰力觀點

即戰力團隊自己也看過不少顧問公司的做法，是幫企業生出一疊「應付得了稽核」的文件，稽核來了，表單拿得出來就過關，至於這套東西平常有沒有人真的在用、能不能真的降低風險，比較少人細看。

久而久之，企業手上會同時存在好幾套「各自運作」的管理機制，員工不確定要聽哪一套，只好挑最省事的做。這種狀況我們看在眼裡會很心疼，因為背後都是同仁認真投入的時間，只是這些時間沒有被好好整合在一起。

所以我們在陪伴企業導入新標準時，一開始不會問「你們有沒有 AI 政策文件」，而是先問「你們現在核准一個新專案、發現一個問題，實際上是怎麼一步步走完的？」，先理解真實的日常運作，才知道要補強在哪裡，而不是在旁邊再蓋一套新系統，讓大家更累。

 

解決方案

我們陪企業做管理機制整合時，會盡量把握這幾個方向：

  • 先盤點現況，不急著加新表單——現有的簽核流程、文件控管、風險評估，能沿用的就沿用
  • 讓新標準的要求「融入」既有流程，而不是「外掛」一套新流程——理想狀況是一張表單能同時滿足母公司、資安、品質、AI 治理、服務管理的需求，同仁只需要填一種
  • 導入的同時一起做整併——重複的、已經沒人在用的舊表單，順勢一起整理、清理
  • 稽核的證據來自平常真實的運作紀錄，不是為了應付稽核才臨時補的資料——怎麼做，就怎麼呈現，中間沒有落差

我們希望帶給企業的價值，不只是「通過稽核」，而是真的能少一套系統重疊、少一次沒必要的會議、少一些同仁重複填寫的辛苦，同時風險也確實被照顧到。

 

結語

如果貴公司現在也同時存在兩套以上「性質很像」的管理表單或流程，先別急著自責，這在很多認真做事的企業身上都會發生，只是還沒有機會停下來算過那筆時間帳。

歡迎留言跟我們說說，你們公司現在大概有幾套並行的管理機制，我們可以一起聊聊怎麼看待這件事。
如果想知道自己的管理系統有沒有機會整併、變得更輕鬆，可以私訊「即戰力」，我們先陪你做一次流程健檢。